La tecnología es un apartado más de la puesta en marcha de un negocio y hay que familiarizarse con sus herramientas. / INNOVA

Has pulido tu idea inicial y ya sabes cómo te vas a vender, tienes controlado el mercado en el que vas entrar, has calculado tu inversión inicial y tu fondo de maniobra y tienes pensado un plan B, pero, ¿qué hay de las herramientas informáticas?, ¿ has pensado ya cuáles vas a necesitar para gestionar tu compañía?

Al igual que en los demás aspectos que conciernen a la empresa, es preciso contar con un plan. Esta guía puede ser útil para definirlo.

Para comenzar, independientemente de la actividad que vaya a desarrollar la empresa es necesario contar con un paquete ofimático. El más usado es Microsoft Office, cuya versión básica se puede adquirir a partir de 500 euros.

Otro paquete muy utilizado es el Open Office. La principal ventaja con la que cuenta, además de que es posible descargarlo gratis y de manera legal, es su compatibilidad con los diferentes sistemas operativos. Una tercera opción es iWork que está destinado a ordenadores tipo Mac. También es compatible con Microsoft Office y su precio es de 80 euros.

Disponiendo de un paquete ofimático se puede escribir cartas, realizar informes, gestionar las cuentas básicas o hacer presupuestos. Por otro lado, también es posible realizar presentaciones de productos o servicios, gestionar la cartera de clientes a través de las bases de datos u organizar la agenda de trabajo a través de los calendarios y plannigs que incorpora.

Llevar la contabilidad

Por su parte, para gestionar adecuadamente la contabilidad es necesario disponer de un programa especializado. Actualmente, en el mercado es posible encontrar herramientas de este tipo tanto de pago como libres. Facturaplus, Infosial o Bulmages, son algunos ejemplos de los existentes.

Otra opción a valorar es la contratación de consultores externos que realicen este trabajo.

Finalmente, también es necesario invertir en un antivirus, que suele tener un precio, como mínimo, de 100 euros. Y también en una copia de seguridad, que suele rondar los 70-80 euros, y es básica para proteger la información de la empresa.

Por otra parte, toda empresa hoy en día debe contar con una web. Para ello, es preciso registrar los dominios .es y .com de tu empresa cuanto antes, y vincularla con un servicio de hosting e email.

Tener una web sencilla puede costar unos 500 euros y una tienda online cerca de 50 euros al mes.

Este servicio también se puede externalizar, de manera que se realizan pagos periódicos y no todo de golpe.

Externalización

El tema de la contratación de servicios a terceros ha de ser bien analizado pues esta acción, contablemente, desgrava, mientras que una compra lo que supone es una amortización.

Dentro de la externalización, una de las formas con más futuro hoy en día es la denominada Software como servicio ( SaaS), en la que una empresa especializada facilita los programas que la empresa necesite por Internet. Es decir, se utiliza el software con un ordenador conectado a la Red, sin tenerlo instalado en el disco duro.

Otra posibilidad es contratar una consultora tecnológica que, además de instalar los softwares necesarios, da soporte técnico e informático.

Por otro lado, invertir en tecnología da también la oportunidad de beneficiarse de las ayudas del Plan Avanza del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

La ayuda puede ser solicitada por Pymes que no dispongan de conexión a Internet con banda ancha y que inviertan en equipamiento para ello.

También pueden solicitarlarla los que, aun teniendo esta conexión, inviertan en software y hardware de cara a mejorar sus procesos empresariales o a implantar el negocio y la factura electrónica.Ésta ayuda puede solicitarse hasta el 31 de diciembre de 2010.